اساسنامه کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی مرکزی
مصوب 1397,07,15با اصلاحات و الحاقات بعدی

مقدمه
در راستای تبصره ٢ ماده ۶۵۵ قانون آیین دادرسی کیفری مصوب ١٣٩٢ و فصل چھارم آیین نامه اجرایی ایجاد دفاتر خدمات الکترونیک قضایی و کانون آنھا، به شماره 100 /65137 /9000 مورخ 26 /12 /1396 مصوب ریاست محترم قوه قضائیه و اجرای دقیق و صحیح مقررات حاکم بر کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، وظایف کانون و ارکان آن به شرح اساسنامه ذیل می باشد.

اصطلاحات:
مرکز: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه
اداره کل: اداره کل دفاتر خدمات الکترونیک قضائی
دفاتر: دفاتر خدمات الکترونیک قضائی
کانون: کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضائی
اعضاء: مدیران دفاتر خدمات الکترونیک قضائی

فصل اول ـ کلیات

ماده 1 ـ نام: کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضائی که منبعد کانون نامیده می شود.

ماده 2 - مکان: مرکز اصلی کانون در تھران ـ خیابان شھید بھشتی ـ نبش خیابان ولیعصر ـ خیابان عبادی ـ نبش کوچه منصور ـ روبروی بیمارستان توس ـ پلاک ٣ می باشد.

ماده 3 ـ مدت: مدت فعالیت از زمان تشکیل به مدت نا محدود می باشد.

ماده 4 ـ کانون حسب اعلام قوه قضاییه و با رعایت نیاز ھر استان، کانون استانی راه اندازی خواھد کرد. اساسنامه و سایر امور کانون ھا به موجب آیین نامه ای است که متعاقباً پیشنھاد و تصویب خواھد شد.
تا تشکیل کانون ھای استانی،کانون می تواند با ایجاد دفاتر نمایندگی در استان ذیربط امور دفاتر خدمات الکترونیک قضایی آن استان را اداره نماید.

ماده ۵ ـ اھداف و موضوع کانون:
1 ـ نظارت بر کانون ھای استانی و دفاتر نمایندگی در استان ھا
2 ـ تدوین و تنظیم گزارش عملکرد کانون ھای استانی و دفاتر نمایندگی و ارائه به اداره کل
3 ـ فراھم نمودن موجبات پیشرفت علمی و عملی دفاتر
4 ـ تدوین برنامه ھای آموزشی برای مدیران و کارکنان دفاتر
۵ ـ بررسی پیشنھاد واصله در تعیین و تغییر تعرفه خدمات قضائی و پیشنھاد به اداره کل
۶ ـ بازرسی دوره ای و موردی از دفاتر خدمات و ارائه گزارش به اداره کل و ھیأت تخلفات بدوی
7 ـ پیشنھاد دریافت درصدی از درآمد و حق عضویت اولیه از دفاتر خدمات
٨ ـ پیشنھاد توسعه کمی و کیفی دفاتر به اداره کل
9 ـ انجام وظایف اجرائی اداره کل در صورت تفویض
١0 ـ ھماھنگی کلیه امور صنفی دفاتر

ماده ۶ ـ کانون دارای شخصیت حقوقی و مالی مستقل و از نظر نظامات تابع قوه قضائیه می باشد.

فصل دوم ـ ارکان کانون

ماده 7 ـ ارکان کانون عبارتند از:
1 ـ مجمع عالی
2 ـ ھیئت مدیره
3 ـ حسابرس

ماده ٨ ـ مجمع عالی کانون متشکل از ٣ عضو میباشد:
1 ـ رئیس مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه به عنوان رئیس مجمع عالی
2 ـ مدیر کل خدمات الکترونیک قضائی مرکز به عنوان دبیر جلسه
3 ـ رئیس ھیئت مدیره کانون.

ماده 9 ـ جلسات مجمع عالی سالی دو بار در تیر ماه جھت تصویب ترازنامه و صورتھای مالی کانون و در بھمن ماه جھت اخذ گزارش عملکرد کانون و دفاتر نمایندگی و تصویب بودجه سال آتی کانون تشکیل می شود.

تبصره ١ :جلسات مزبور با دعوت دبیر مجمع تشکیل می شود.

تبصره ٢ :جلسات فوق العاده بنا به درخواست ھر یک از اعضا و تصویب رئیس مجمع تشکیل می شود.

ماده ١0 ـ اختیارات مجمع عالی به شرح ذیل است:
1 ـ استماع گزارش عملکرد کانون ھای استانی و دفاتر نمایندگی، ارائه شده توسط مدیر کل دفاتر خدمات قضائی.
2 ـ استماع گزارش سالانه ھیئت مدیره و بازرس قانونی کانونھای استانی و بازرس دفاتر نمایندگی.
3 ـ بررسی و تصویب ترازنامه و صورتھای مالی کانون.
4 ـ بررسی و اتخاذ تصمیم نسبت به خط مشی و برنامه ریزی برای فعالیتھای آتی کانون.
۵ ـ بررسی و تصویب بودجه پیشنھادی ھیئت مدیره و تصمیم در خصوص ذخیره ھا و سپرده ھای مالی.
۶ ـ تصویب حق حضور در جلسات ھیئت مدیره و حقوق اعضاء تمام وقت ھیئت مدیره کانون.
7 ـ تصویب تشکیل کانون استان ھا
٨ ـ بررسی موضوع انحلال کانون و کانون ھای استانی و پیشنھاد به ریاست محترم قوه قضائیه

ماده ١1 ـ کانون ھای استانی از حیث امور اداری و مالی و تشکیلاتی تحت نظارت و مدیریت کانون مرکز می باشند.

ماده ١2 ـ ھیئت مدیره کانون
کانون به وسیله ھیئت مدیره ای مرکب از ھفت نفر به شرح ذیل اداره می شود:
1 ـ دو نفر از مدیران دفاتر از بین مدیران پیشنھادی اعضای کانون و تصویب رئیس مرکز با تأیید رئیس قوه قضائیه
2 ـ دو نفر از قضات با حداقل ده سال سابقه قضائی به پیشنھاد شورا و تصویب رئیس مرکز با تأیید رئیس قوه قضائیه
3 ـ مدیر یا نماینده تام الاختیار اداره کل خدمات الکترونیک قضایی
4 ـ یک نفر نماینده مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه
۵ ـ مدیر عامل کانون

تبصره ١: دوره تصدی اعضای ھیئت مدیره 3 سال و انتخاب مجدد آنھا بلامانع است.

تبصره ٢: تا قبل از تشکیل کانون ھای استانی، اعضای بند١ از میان مدیران دفاتر با تأیید رئیس مرکز انتخاب می شود

ماده ١3 ـ اعضای ھیئت مدیره در اولین جلسه با رأی مخفی یک نفر را با اکثریت آرا به عنوان مدیرعامل و از میان افراد مذکور در بند یک ماده دوازده، یک نفر را به عنوان رئیس ھیئت مدیره و یک نفر را به عنوان خزانه دار انتخاب خواھند کرد
جلسات ھیئت مدیره با حضور اکثریت اعضاء تشکیل و تصمیمات ھیئت مدیره با رای اکثریت اعضای ھیئت مدیره معتبر است. مدیرعامل کانون، نماینده قانونی کانون در اجرای مصوبات ھیات مدیره است و مکاتبات کانون با امضای وی و در امور مالی به ھمراه امضای خزانه دار معتبر خواھد بود.

تبصره 1 ـ مدیرعامل کانون باید به صورت تمام وقت در کانون حضور داشته و در صورتی که مدیر دفتر خدمات قضایی باشد برای اداره دفتر خود کفیل معرفی کند

تبصره 2 ـ در صورتی که ھر یک از اعضای ھیئت مدیره به ھر دلیل اعم از فوت، غیبت، محجوریت، استعفا و غیره در جلسات ھیئت مدیره به مدت ٣ ماه شرکت ننماید رئیس مرکز فرد جانشین را معرفی خواھد نمود.

ماده ١4 ـ وظایف ھیئت مدیره:

1 ـ نظارت بر حسن اجرای امور کانون ھای استانی و دفاتر نمایندگی.

2 ـ تدوین و تنظیم گزارش عملکرد کانون ھای استانی و دفاتر نمایندگی و پیشرفت کاری و اقدامات مرتبط و ارسال آن به اداره کل.

3 ـ پیشنھاد تشکیل کانون استان ھا

4 ـ سیاست گذاری در امر آموزش و اجرای آن پس از تصویب اداره کل.

۵ ـ بررسی پیشنھادھای واصل مربوط به تعیین و تغییر تعرفه ھای مربوط به خدمات الکترونیک قضائی و حق عضویت سالانه و درصدی از درآمدھای دفاتر و ارسال نتایج آن به اداره کل جھت تصویب

۶ ـ بازرسی ھای دوره ای و موردی وجمع بندی نتایج بازرسی ھا و ارسال آن به اداره کل جھت اتخاذ تصمیمات لازم.

7 ـ تھیه و تنظیم گزارش مالی و ترازنامه سالیانه جھت ارائه به مجمع عالی

٨ ـ تصویب پیشنھادات تشکیلاتی واصله از کانون ھای استانی

9 ـ بررسی و پیگیری شکایات واصله و تخلفات کانون ھای استانی و دفاتر نمایندگی و گزارش آن به اداره کل و ھیأت تخلفات بدوی

١٠ ـ پیشنھاد و ارائه راھکارھای رویه ھای مشترک (وحدت رویه) بر مبنای چھارچوبھای قانونی به اداره کل.

١1 ـ تدوین و تنظیم بودجه سالیانه و پیشنھاد آن جھت تصویب به مجمع عالی.

١2 ـ ارائه طرحھای فرھنگی، رفاھی و بیمه برای مدیران دفاتر و ابلاغ آن در صورت تصویب مجمع عالی

١3 ـ رسیدگی و تصویب معاملات و نصاب آن طبق آئین نامه مالی و معاملاتی کانونھا.

١4 ـ اتخاذ تصمیم راجع به اقامه، تعقیب و دفاع از ھر گونه دعوی و یا انصراف از آن در کلیه مراجع قانونی در راستای وظایف کانون.

١5 ـ تعیین حسابرس قانونی.

١6 ـ تشکیل ھیأت بدوی رسیدگی به تخلفات و شکایات بر اساس ضوابط .

١7 ـ تدوین و تصویب دستورالعملھای داخلی مورد نیاز کانون و یا تغییرات و یا اصلاح آنھا

18 (الحاقی 23/08/1397)- کمک مالی به طرح هایی که مستقیماً موجبات توسعه کمی و کیفی خدمات الکترونیک قضایی را فراهم نماید.

تبصره ١ :اعضاء ھیئت مدیره و اعضای خانواده و بستگان درجه یک ایشان حق ندارند شخصاً در معاملاتی که با کانون و یا ھر یک از واحدھای زیر مجموعه کانون صورت می گیرد به طور مستقیم و غیر مستقیم شرکت نموده و یا سھیم شوند.

تبصره ٢ :جلسات ھیئت مدیره به طور منظم و با تعیین دستور جلسه تشکیل و مطالب مورد بررسی که به تصویب برسد طی صورتجلسه ای مکتوب ثبت و نگھداری خواھد شد.

ماده ١5 ـ وظایف و اختیارات مدیرعامل:
1 ـ نمایندگی قانونی کانون در اجرای مصوبات ھیئت مدیره
2 ـ اعمال مدیریت صحیح بر کلیه امور کانونھا و دفاتر نمایندگی استان ھا و حفاظت از اموال و دارائی ھای آن
3 ـ تھیه و تنظیم برنامه و بودجه کانونھا و تراز مالی و گزارشات مربوطه و ارائه آن به ھیئت مدیره
4 ـ تھیه و تنظیم ھرگونه مقررات و دستورالعملھای لازم برای پیشبرد اھداف و امور کانونھا و تسلیم به ھیئت مدیره جھت تصویب
۵ ـ تقسیم کار بین کارکنان و ایجاد ھماھنگی بین واحدھای تابعه و عزل و نصب کارکنان بر اساس مقررات مربوطه
۶ ـ اتخاذ تصمیم انضباطی در مورد کارکنان کانون بر اساس مقررات و دستورالعملھای مصوب ھیئت مدیره
7 ـ نمایندگی قانونی کانون در اجرای تصمیمات ھیأت مدیره در کلیه مراجع
٨ ـ امضاء کلیه مکاتبات اداری و ھمچنین امضاء کلیه اسناد و اوراق مالی و تعھدآور مشترکا با خزانه دار کانون
9 ـ تعیین یک نماینده رسمی برای عضویت در ھیأت بدوی رسیدگی به تخلفات و شکایات

ماده ١6 ـ وظایف خزانه دار:
1 ـ نظارت بر حسن اجرای کلیه فعالیتھای مالی کانون
2 ـ ارائه گزارش عملکرد فصلی امور مالی کانون به ھیئت مدیره
3 ـ کمک در تھیه و تنظیم بودجه سالانه و ھمچنین تراز مالی فصلی و یا سالیانه
4 ـ ھمکاری با حسابرس کانون
۵ ـ امضاء کلیه اسناد و اوراق مالی مشترکاً با مدیرعامل کانون.

ماده ١7 ـ حسابرس قانونی:
ھیئت مدیره کانون یک شخص (اعم از حقیقی یا حقوقی) را با جلب موافقت اداره کل به عنوان حسابرس قانونی برای مدت یکسال انتخاب می نماید و تجدید انتخاب وی برای دوره ھای بعدی بلامانع است.

ماده ١8 ـ حسابرس موظف است کلیه گزارشات مالی و تراز مالی کانون را که در اختیار وی قرار می گیرد مورد بررسی قرار داده و به صورت مکتوب در تطابق و یا عدم تطابق آنھا با اصول حسابداری و حسابرسی و ھمچنین در چھارچوب مقررات و دستورالعملھای مصوب و یا وظایف ھیئت مدیره اظھار نظر و گزارش نماید.

تبصره ١ :رئیس کانون و سایر اعضاء ھیئت مدیره و کلیه کارکنان موظف ھستند ھر نوع اسناد، مدارک و اطلاعات مورد نیاز حسابرسی را در اختیار وی قرار دھند.

تبصره ٢ :حسابرسی و مطالعه اسناد و مدارک باید به نحوی انجام گیرد که به امور جاری لطمه ای وارد نشود.

فصل سوم ـ سرمایه و منابع

ماده ١9 ـ سرمایه و منابع کانون عبارتست از:

1 ـ وجوه حاصل از حق عضویت

تبصره - حق عضویت، درصدی از درآمد دفاتر خواھد بود.

2 ـ وجوه حاصل از سرمایه گذاری کانون جھت اجرای اھداف کانون با تأیید مجمع عالی.

3 ـ کمک ھا و ھدایا از طرف اشخاص حقوقی یا حقیقی.

4 ـ کمکھا و مساعدتھای مرکز

فصل چھارم ـ سایر مقررات

ماده ٢0 ـ بودجه سالیانه کانون حداکثر باید تا پایان دیماه ھر سال از طرف ھیئت مدیره و رئیس کانون تھیه و برای بررسی و تصویب نھائی به مجمع عالی ارائه شود و مجمع عالی کانون نیز رسیدگی به بودجه را طوری انجام دھد که نھایتا در پایان سال بودجه مصوب به کانون ابلاغ گردد.

ماده ٢1 ـ کلیه دفاتر می بایستی حق عضویت تعیین شده از درآمد را که با تصویب مجمع عالی تعیین می گردد به کانون پرداخت نمایند.

ماده ٢2 ـ انحلال کانون
کانون در صورت پیشنھاد مجمع عالی و با تصویب رئیس محترم قوه قضائیه منحل می گردد و در این صورت انحلال توسط ھیأت منتخب انحلال که توسط رئیس محترم قوه قضائیه تعیین می گردد امور انحلال را انجام خواھد داد.

این اساسنامه مشتمل بر ٢٢ ماده و ١١ تبصره می باشد و در تاریخ 04 /07 /1397 به تأیید ھیات مدیره کانون رسیده است.