برای این که قرارداد اجاره نامه مغازه و دفترکار به صورت دقیق و با کمترین اشکال حقوقی نوشته شود طرفین (به ویژه مستاجر) باید پیش و درهنگام تنظیم قرارداد نکاتی را در نظر بگیرند. مهمترین این نکات عبارتند از:

مشخصات دقیق ملک مورد نظر 

مستأجر می­ بایست پیش از انعقاد قرارداد اجاره، به منظور بازبینی و بررسی کلی عین مستأجره به همراه مؤجر در آن محل حاضر گردیده و به جزئی ­ترین موارد از قبیل عدم نشتی لوله ­های آب، گاز، عدم خرابی در بخشی از ساختمان، و .... توجه نماید و در مقابل مؤجر می­ بایست هر گونه نقصان در عین مستأجره وجود دارد را پیش از انعقاد قرارداد اجاره بیان داشته و صورتجلسه ­ای از آن تهیه و ذیل قرارداد اجاره قید نمایند.

مشخصات طرفین قرارداد و سمت ایشان

طرفین قرارداد می ­بایست مشخصات خویش را به طور دقیق و کامل در متن اجاره نامه قید نمایند. (از قبیل محل سکونت، محل کار، شماره تماس ثابت و همراه، شماره تماس جایگزین در صورت عدم دسترسی به یکدیگر). این امر جدای از حسن صداقت طرفین در قرارداد اجاره امری ضروری است زیراکه هنگام بروز مناقشات و اختلافات حقوقی و مالی بر سر اجاره ­بها، و موارد مرتبط، طرفین از وجود احضاریه و سایر اوراق قضایی مطلع خواهند شد و در صورت عدم درج صحیح مشخصات ممکن است از این امور بی ­اطلاع باقی بمانند و موجب تضییع حقوق ایشان شود. در نتیجه مؤجر باید از درج نشانی آدرس محل مورد اجاره بعنوان اقامتگاه خویش پرهیز نمایند و آدرس واقعی محل سکونت خود را ذکر نماید.

در صورتی که هر یک از طرفین قرارداد اجاره در زمان انعقاد عقد اجاره حاضر نشده ­اند و نماینده­ قانونی خویش از جمله وکیل خود را به منظور انعقاد قرارداد اجاره فرستاده ­اند، می ­بایست ابتدا وکالتنامه به رویت طرف دیگر برسد و در صورت صحت آن یک نسخه رونوشت آن به قرارداد اجاره پیوست شود. حتی ممکن است در واقع مستأجر در مقام مؤجر عین مستأجره را به غیر اجاره دهد. در این صورت مستأجر مالک منافع در مدت اجاره، می­ بایست ذیل قرارداد چنین حقی را داشته باشد یا از مالک اصلی اذن در اجاره به غیر داشته باشد. در این صورت مستأجر می ­بایست با قید سمت خویش عین مستأجره را به غیر مجدداً اجاره دهد.

اضافه بر موارد فوق متقاضیان اجاره املاک تجاری پیش از دانستن مباحث کلیدی و ریزنکته­ های مرتبط با اجاره­ چنین املاکی، می ­بایست معیارهایی را به منظور یافتن یک واحد تجاری مناسب در نظر گیرند از جمله؛ کاربری ملک، نوع ملک و منطقه­ آن، متراژ ملک، حداکثر بودجه به منظور اجاره واحد تجاری و در نهایت سهولت در دسترسی. با ارزیابی میدانی از معیارهای مزبور، متقاضی واحد تجاری می­ تواند پس از تأیید آن معیارها، گام بعدی در جهت انعقاد اجاره ­نامه دقیق را بردارد.

سه موردی که می­ بایست در قرارداد اجاره املاک تجاری و اجاره املاک اداری حتما رعایت شود

الف- مدت قرارداد: در قرارداد اجاره املاک تجاری و اداری بایست به مدت زمان انعقاد قرارداد توجه ویژه داشت. اگر ماهیت کسب و کار شما دارای برند بخصوصی است یا اینکه زمینه­ برند شدن را دارد و قصد بلند مدتی به منظور کسب و کار دارید، می­ بایست ابتدائاً با مؤجر نسبت به شرایط کار و مدت زمان آن به توافق رسید، زیرا  به ندرت پیش میاد تا مالک متعهد به قراردادهای بلند مدت شوند و ممکن است منجر به تضرر مستأجران شود.

ب- شرایط کار: مناسب است که در هنگام انعقاد قرارداد اجاره املاک تجاری و اداری، مؤجر را از ماهیت کسب و کار و حرفه مطلع نمایید و در قرارداد اجاره نیز این امر ذکر گردد. بعضاً مشاهده شده که این امر با سکوت مستأجر همراه بوده و حتی در قرارداد ذکر از حرفه مستأجر نشده است و پس از گذشت مدتی، مؤجر حرفه­ مستأجر را در تضاد با محل اجاره می­ داند و اقدام به تخلیه عین مستأجره می کند.

پ- اجاره ­بها: متقاضیان اجاره املاک تجاری یا اداری توجه داشته باشند که به منظور اجاره یک محل ایده­ آل تمام موجودی و بودجه خود را در همان سال اول صرف اجاره بها نکند بلکه با یافتن محلی معمول و معقول بخشی از موجودی خود را برای پرداخت اجاره بها در سال های آتی اندوخته نمایند.

سرقفلی و حق کسب، پیشه و تجارت

پیش از قانون روابط مؤجر و مستأجر سال 76، چنین حقی تحت عنوان حق کسب و پیشه شناخته می شده است ولیکن پس از سال 76 و با تغییر برخی از مواد قوانین پیشین (قانون سال56) این حق برای حمایت از مستأجرین املاک تجاری شناخته شد. سرقفلی امتیازی است که مؤجر ضمن عقد اجاره به مستأجر اعطا می­ کند و در ازای آن مبلغی کلی یا ماهیانه دریافت می کند؛ ماهیت حق سرقفلی توافق طرفین است پس در نتیجه عنایت داشته باشید که در صورتی که متقاضی وجود حق سرقفلی در ملک تجاری با توجه به حرفه خویش هستید حتما توافق با مؤجر صورت و سپس در قرارداد اجاره ذکر گردد در غیر اینصورت هیچ حق از بابت سرقفلی به مستأجرین تعلق نخواهد گرفت.

حق سرقفلی پس از ایجاد و ذکر در قرارداد از آن مستأجر می باشد و ایشان می تواند پس از تخلیه عین مستأجره در پایان قرارداد اجاره خواه به مؤجر بفروشد یا خواه به غیر انتقال دهد و خواه حتی در میانه قرارداد اسقاط نماید. این نکته را می بایست بیان داشت که حق سرقفلی صرفاً مختص محل های کسب و تجارت می باشد و در صورتی که فردی محلی را به منظور انجام امور اداری خویش بدون هر گونه قصد تبرع و انتفاع اجاره نماید به هیچ وجه حق سرقفلی به آن محل تعلق نخواهد گرفت. در نتیجه حق سرقفلی بدون هر گونه مرور زمان و صرفاً با توافق طرفین ایجاد می شود (برخلاف دیدگاه عموم مردم).

حال در خصوص حق کسب، پیشه وتجارت که در قانون سال 56 به آن اشاره شده، نیازمند هیچ گونه توافقی با مالک نیست بلکه به مرور زمان و ایجاد حسن شهرت و کسب مشتریان در بلند مدت ایجاد می شود. این حق نوعی حق تقدم در اجاره محل کسب می باشد، که بیشتر با این مبنا توجیه می شود، که بنگاه های اقتصادی اغلب در ساختمان ها و محل هایی تأسیس می شوند که مالکیت آن ها متعلق به دیگری است در نتیجه کوشش و فعالیت و پشتکار تاجر در اثر پیدا شدن مشتری محل کسب و فعالیت، مرغوبیت و ارزشی پیدا می کند که نمی توان آن را نادیده گرفت.

چون ادامه استقرار او در محلی است که کار خود را شروع کرده و توسعه داده به موازات حقی که مالک محل برخوردار است، تاجر یا کاسب (مستأجر) نیز دارای حقوقی می شود که در اثر سعی و جدیت تاجر به آن محل تعلق می گیرد زیرا مستأجر ارزش محل را چند برابر نموده و از این رو هر کس هم جانشین او شود از نتیجه فعالیت سابق او استفاده خواهد کرد و صرفاً مختص بنگاه­های اقتصادی با ماهیت تجاری نیست و به صرف ایجاد وجه تجاری یا اداری ایجاد می شود و اثبات آن نیازمند مراجعه به محکمه می باشد.

پیش بینی تغییر شغل 

مستأجرین در این خصوص با دو وضعیت روبه رو هستند:

1- در صورتی که شغل مستأجر در قرارداد اجاره ذکر شده باشد، و مستأجر قصد تغییر حرفه خویش را داشته باشد مطابق با بند 6 ماده 14 قانون روابط مؤجر و مستأجر سال 56 باید رضایت مؤجر را اخذ نمایند « .... هرگاه مورد اجاره برای شغل معینی اجاره داده شده و مستأجر بدون رضای مؤجر شغل خود را تغییر دهد .... مؤجر می تواند حسب مورد صدور حکم فسخ یا تخلیه را از دادگاه درخواست کند ... مگر اینکه شغل جدید عرفاً مشابه شغل سابق باشد».

2- حالت دیگر آن که مفهوم مخالف ماده قانونی می باشد، در صورتی که قید از تعیین شغل مستأجر در قرارداد نشده و عرف محل نیز تعریفی از محل کسب و پیشه مستأجر ارائه نمی دهد، مستأجر علی الاطلاق می تواند نسبت به تغییر شغل خویش اقدام کند. البته به منظور پیش گیری از معضلات و مناقشات آتی در خصوص شغل و حرفه مستأجر، پیشنهاد می گردد که در متن قرارداد اجاره شغل مستأجر مشخص گردد.

پرداخت مالیات، شارژ و هزینه تعمیرات ملک تجاری

مالیات بر درآمد مختص مستأجر می باشد زیرا ایشان از منافع عین مستأجره منتفع می گردد و می بایست در هنگام تخلیه ملک تجاری یا اداری فیش تسویه حساب مالیاتی آن را به مؤجر پرداخت نماید. عنایت داشته باشید که برخی از مالکان از این امر اطلاعی نداشته و عموماً متضرر می گردند، پس بهتر است که از ابتدای قرارداد این امر را نیز در قرارداد ذکر نمایند تا در صورت فراموش شدن بتوان به منظور اخذ مبلغ پراختی مالیات بر علیه مستأجر پیشین اقدام کرد.

در خصوص مالیات بر اجاره مختص مؤجر می باشد که پس از اخذ اجاره بهای یکساله از آن مبلغ درصدی کاسته و بعنوان مالیات می بایست پرداخت گردد. البته طرفین می تواند توافقی بر خلاف آن نمایند و یک طرف ملزم به پرداخت هر دوی آن ها شود ولیکن از نظر قانون و نسبت به اداره امور مالیاتی فاقد اعتبار است.

در خصوص شارژ محل اجاره شده، آب، برق، گاز، و هزینه های بازیافت مرتبط با شهرداری را مستأجر به عنوان ذینفع منافع عین مستأجره در مدت اعتبار اجاره بایست پرداخت کند و هزینه هایی از قبیل تعمیرات کلی بر عهده مؤجر می باشد.