برگزاری مناقصات نیازمند پیش شرطی هایی می باشد تا یک مناقصه اصولی با رعایت تمام قوانین و قواعد قانون برگزاری مناقصات منجر به تعیین مناقصه گر شود. ماده 9 قانون برگزاری مناقصات (ق.ب.م) درخصوص فرآیند آن مقرر می کند « فرآیند برگزاری مناقصات به ترتیب شامل مراحل ذیل است؛
- تأمین منابع مالی
- تعیین نوع مناقصه در معاملات کلان
- تهیه اسناد مناقصه
- ارزیابی کیفی مناقصه گران در صورت لزوم
- فراخوان مناقصه
- ارزیابی پیشنهادها
- تعیین برنده مناقصه و انعقاد قرارداد
تأمین منابع مالی
در این خصوص بند الف ماده 10 مقرر می کند « انجام معامله به هر طریق مشروط بر آن است که دستگاه های مناقصه گزار به نحو مقتضی نسبت به پیش بینی منابع مالی معامله در مدت قرارداد اطمینان حاصل و مراتب در اسناد مرتبط قید شده باشد». دلیل این امر آن است که مناقصه گزار بایست صفر تا صد آغاز و پایان منابع مالی انجام موضوع مناقصه را پیش بینی کند تا مناقصه گر براساس آن قیمت یا پیشنهاد مناسب ارائه دهد وگرنه ممکن است در میانه قرارداد اختلاف مالی میان طرفین مناقصه حادث گردد.
وجه دیگر پیش بینی منابع مالی، تعیین ضمان تأخیر انجام تعهد می باشد که در این صورت مناقصه گر ملزم است مطابق با برنامه زمانی پیش بینی شده اقدامات خواسته شده را انجام دهد.(تهیه و انتشار مطلب توسط مرجع حقوقی ایران)
تعیین نوع مناقصه
مناقصه با توجه به ویژگی ها و ماهیت انجام آن، به دسته بندی هایی تقسیم می شود. ماده 11 قانون برگزاری مناقصات، تقسیم بندی مناقصات را در قالب دیگری بیان نموده؛ بند الف ماده 11 در تعریف مناقصات با ماهیت ساده و حجم سرمایه گذاری اندک مقرر می کند:
« در معاملات کوچک، کارپرداز یا مأمور خرید باید با توجه به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمات یا حقوق) درباره بهای آن تحقیق نماید و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ فاکتور مشخص و به تشخیص و مسئولیت خود، معامله را با تأمین کیفیت به کمترین بهای ممکن انجام دهد».
بند ب همان ماده نیز در تعریف مناقصات با حجم سرمایه گذاری متوسط مقرر می کند:
«در معاملات متوسط، کارپرداز یا مأمور خرید باید به کم و کیف موضوع معامله (کالا، خدمت یا حقوق) درباره بهای آن تحقیق نماید و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ سه فقره استعلام کتبی، با تأمین کیفیت مورد نظر، چنانچه بهای به دست آمده مورد تأیید مسئول واحد تدارکاتی یا مقام مسئول همتراز وی باشد، معامله را با عقد قرارداد یا اخذ فاکتور انجام دهد و چنانچه اخذ سه فقره استعلام کتبی ممکن نباشد با تأیید مسئول تدارکاتی یا مقام مسئول همتراز وی، به تعداد موجود کفایت می شود».
همان طور که از متن مقرره فوق پیداست، این قسم معاملات مشمول مناقصات دو مرحله ای می شود زیرا که نیازمند بررسی کم و کیف موضوع مناقصه و اخذ استعلامات کتبی می باشد. بند ج ماده 11 اعم مناقصات دولتی را در بر می گیرد که نیازمند حداقل تجربه کاری می باشد؛ « معاملات بزرگ، به یکی از طرق ذیل عمل می شود:
- برگزاری مناقصه عمومی ازطریق انتشار فراخوان در روزنامه های کثیر الانتشار
- برگزاری مناقصه محدود
مرحله تهیه اسناد مناقصه
مطابق با ماده 14 قانون برگزاری مناقصات، اسناد مناقصات که می بایست به طور یکسان به همه داوطلبان شرکت در مناقصه تحویل داده شود، به شرح ذیل است:
- نام و نشانی مناقصه گزار
- نوع و مبلغ تضمین مناقصه
- محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل پیشنهادها و گشایش آن ها
- مبلغ پیش پرداخت و تضمین حسن انجام کار
- مدت اعتبار پیشنهادها
- شرح کار، مشخصات فنی بازرگانی، استانداردها، نوع، کمیت و کیفیت کالا یا خدمات
- برنامه ریزی انجام کار یا تحویل کالا
- معیارها و روش ارزیابی کیفی مناقصه گران
- روش تهیه و مهلت مقرر برای تسلیم پیشنهادها و تعداد نسخه های آن ها
- فرمت قرارداد شامل موافقتنامه، شرایط عمومی و خصوصی و ضمائم آن
- صورتجلسات و توضیحات مرتبط با قرارداد
- سایر اسنادی که به تشخیص مناقصه گزار لازم باشد
مرحله ارزیابی کیفی مناقصه گران
وفق ماده 12 قانون برگزاری مناقصات، در ارزیابی کیفی مناقصه گران می بایست موارد ذیل لحاظ شوند
- تضمین کیفیت خدمات و محصولات
- داشتن تجربه و دانش در زمینه مورد نظر
- حسن سابقه
- داشتن پروانه کار یا گواهینامه های صلاحیت، در صورت لزوم
- توان مالی متقاضی برای انجام کار در صورت لزوم
مرحله فراخوان برای مناقصه
مطابق با ماده 13 ق.ب.م مادامی که مناقصه گزار اطلاعیه شرکت در مناقصه را در جراید اطلاع رسانی می کند، چنین فراخوانی می بایست در برگیرنده موارد زیر باشد:
- نام و نشانی مناقصه گزار،
- نوع، کمیت و کیفیت کالا و خدمات،
- نوع و مبلغ تضمین شرکت در مناقصه،
- محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل و گشایش پیشنهادها
- مبلغ برآورد شده معامله و مبانی آن در صورتی که فهرست بهای پایه وجود دارد
تشخیص تعدد فراخوان عمومی از دو تا سه نوبت در روزنامه های کثیرالانتشار بستگی به نظر مناقصه گزار دارد؛ و حتی ممکن است درخواست این را داشته باشد که از طریق رسانه های گروهی و رسانه های ارتباط جمعی فراخوان را منتشر کند (که عموما در مناقصات عمومی یا محدود چنین روشی اتخاذ می گردد).
مرحله ارزیابی پیشنهادها
نخستین مرحله در بررسی پیشنهاد ها و انتخاب برنده مناقصه، گشایش پیشنهادها می باشد. مطابق با ماده 18 ق.ب.م مراحل گشایش پیشنهادها به شرح ذیل می باشد:
- تهیه فهرست اسامی دریافت کنندگان اسناد (پیشنهاد دهندگان)، حاضران و شرکت کنندگان در جلسه
- بازکردن پاکت تضمین و کنترل آن ( شرکت کنندگان در مناقصه پیشنهادهای خود را در پاکت های جداگانه لاک و مهر شده که شامل پاکت الف(تضمین)، پاکت ب (پیشنهاد فنی بازرگانی)، پاکت ج(پیشنهاد قیمت) بگذارند)
- باز کردن پاکت فنی بازرگانی
- باز کردن پیشنهاد قیمت و کنترل از نظر کامل بودن مدارک و امضای آن ها و کنار گذاشتن پیشنهادهای غیر قابل قبول در مناقصات یک مرحله ای
- تحویل پاکت های فنی بازرگانی به کمیته فنی بازرگانی در مناقصات دو مرحله ای
- تهیه و تنظیم و امضای صورتجلسه ی گشایش پیشنهادها توسط کمیسیون مناقصه
- تحویل پاکت های قیمت و پاکت تضمین پیشنهادهای رد شده به مناقصه گزار برای استرداد به ذینفع
در مناقصات دو مرحله ای که نیازمند مداقه و بررسی بیشتر بر ماهیت قرارداد است، مناقصه گزار موظف است براساس معیارها و روش های اعلام شده در اسناد مناقصه، ارزیابی کیفی و ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها را انجام داده و نتیجه را اعلام می نماید. نکته حائز اهمیت این است که ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها صرفا پیش از گشودن پاکت پیشنهاد قیمت مجاز است.
مرحله نهایی: تعیین برنده مناقصه و انعقاد قرارداد
آخرین مرحله ارزیابی مالی (پاکت ج) می باشد، که پس از گشودن پاکت های قیمت، مناسب ترین قیمت ارائه شده به عنوان برنده نخست اعلام می شود. مطابق با وفق ماده 21 ق.ب.م « قرارداد با برنده مناقصه باید پیش از پایان مدت اعتبار پیشنهادها منعقد شود، این مدت حداکثر برای یک بار و برابر مدت پیش بینی شده در اسناد مناقصه قابل تمدید است. چنانچه برنده اول از انعقاد قرارداد امتناع نماید و یا ضمانت انجام تعهدات را ارائه ننماید (مفاد پاکت الف)، تضمین مناقصه وی ضبط و قرارداد با برنده دوم منعقد می گردد».
(تهیه و انتشار مطلب توسط مرجع حقوقی ایران)