گاهی در دعاوی، مدارک، مستندات و اظهاراتی ارائه می گردد که به زبان فارسی نیست و نیاز به ترجمه دارد، ولی هر ترجمه ای برای دادگاه معتبر نیست، چرا که مرجع قضایی تلاش دارد تا از صحت و سقم ترجمه اطمینان حاصل کند که در همین خصوص نهادی در قانون تعبیه شده که طبق آن، فقط ترجمۀ مترجمانی رسمی دارای پروانه مترجمی از قوه قضائیه قابل قبول و قابل استناد است؛ برای مثال در خصوص قراردادی خارجی که دو طرف دعوا ایرانی هستند در یکی از محاکم عمومی-حقوقی طرح دعوا می شود و متن قرارداد به زبان فرانسه تنظیم و نگارش شده است و متن فارسی برای آن تهیه نشده است، طرفی که به چنین سندی استناد کرده است بایست به همراه اصل سند، ترجمه رسمی آن را نیز گرفته و به پیوست دادخواست اصلی خویش ضمیمه کند و یا ممکن است تبعه کشور خارجی که در ایران اقامت دارد دعوایی حقوقی علیه یک ایرانی یا خارجی در محاکم ایران مطرح کند و یا علیه یک تبعه خارجی دعوایی مطرح شود و یا جرمی توسط یک تبعه خارجی در قلمروی خاکی، آبی و هوایی ایران به وقوع بپیوندد که محاکم کیفری ایران صالح به رسیدگی باشند، در این شرایط مرجع تعقیب یا مقام قضایی نسبت به اخذ مترجم رسمی از میان مترجمین رسمی دادگستری اقدام می کند تا اظهارات تبعه خارجی را به زبان سلیس فارسی ترجمه کند. 

از همین رو، مترجمان رسمی افرادی هستند به زبان های خارجه تسلط دارند و دارای پروانۀ مترجمی از کانون مترجمان رسمی دادگستری یا قوه قضائیه هستند و در صورت نیاز به درخواستِ قاضی یا مراجعه کننده، اسناد و مدارک و یا اظهارات شاهدی که به زبان فارسی تسلط ندارد را ترجمه می­ کنند.

مادۀ 58 قانون آیین دادرسی مدنی می­ گوید: در صورتیکه اسناد به زبان فارسی نباشد، علاوه بر نسخۀ کپی، ترجمۀ گواهی شدۀ آن نیز باید ضمیمۀ دادخواست شود. صحتِ ترجمه و مطابقتِ رونوشت با اصل را، مترجمینِ رسمی (یا مأمورین کنسولی) حسب مورد گواهی خواهند نمود.

وظایف مترجم رسمی

وقتی موضوعی از طرف محاکم دادگستری یا سایر ادارات، به مترجم ارجاع می گردد، مکلف به پذیرش ترجمه است مگر اینکه عذرِ موجهی داشته باشد. ترجمه باید در برگه های مخصوص، بدون خط خوردگی و امضا شده همراه با ذکر تاریخ باشد. مترجم در امر ترجمه نیز باید امانت دار باشد و چیزی از محتوای سند کم یا زیاد نکند. مترجم باید اسناد را به همان شکل و کیفیتی که تحویل گرفته بازگرداند. مترجم باید تمام نکات و مسائل فنیِ ظاهری را رعایت کند؛ از جمله تهیۀ نسخۀ بایگانی و مهر و موم کردن سند و نگهداری آن اسناد حداقل تا 5 سال در لفاف مخصوصی.

مترجمین رسمی در مقابل اظهارات خویش دارای مسئولیت مدنی و کیفری هستند و اگر مشخص شود که مترجم بر خلاف واقع اظهارات یا اسناد خارجی را ترجمه کرده است، مصداق جعل در اسناد رسمی است و اگر از این بابت خسارتی به یکی از طرفین اختلاف وارد شود، در قبال نامبرده، دارای مسئولیت مدنی به جبران خسارت است.  البته تخلفات صنفی مترجمین رسمی نیز توسط هیئتی متشکل از یک قاضی و‌ دو مترجم که قوه قضائیه تعیین می­ کند مورد رسیدگی قرار می گیرد.

پاره ای از تخلفات احتمالی مترجم شامل موارد زیر می باشد

1- عدم حضور در دادگاه بدون عذر موجه

2- ترجمه نکردنِ اسناد ارائه شده از سوی متقاضی بدون دلیلِ موجه

3- ترجمۀ سند منقضی شده

4- گرفتن مبلغی بیش از تعرفه

5- نداشتن ادوات و دفاتر لازم جهت ترجمه

6- عدم ‌ارائه دفاتر مذکور در بازرسی و ....